Prenotazioni e disdette
Gli allievi prenotano dal telefono, la lista d’attesa si muove da sola e le disdette seguono regole chiare, decise da te. Con le offerte dell’ultimo minuto un posto lasciato libero non resta vuoto.
Posti pieni, senza telefonate
Prenota da solo
L’allievo sceglie la lezione dal calendario e prenota con un tocco: i crediti si scalano da soli, niente messaggi avanti e indietro.
Lista d’attesa automatica
Se la lezione è piena si mette in lista. Appena un posto si libera passa il primo che ha i crediti, e riceve un avviso.
Offerte dell’ultimo minuto
Il posto lasciato da chi disdice tardi va da solo in offerta a metà crediti: chi lo prende risparmia, a chi ha disdetto torna metà, lo studio incassa tutto.
Prenotare e disdire
Questa parte puoi girarla così com’è ai tuoi clienti.
Prenota una lezione
Dal menu Calendario sceglie la lezione e preme «Prenota». Se la lezione è piena trova «Lista d’attesa». Chi ha dei familiari sceglie per chi prenota in «Prenoto per:».
Controlla le prenotazioni
In Le mie prenotazioni trova le lezioni prenotate; aprendo una lezione vede sede, istruttore, posti liberi e fino a quando può disdire gratis.
Disdice, sapendo cosa succede
Con «Annulla prenotazione» BookFit spiega prima cosa succede, con le regole dello studio: fino a quando la disdetta è gratuita e, se è tardi, quanti crediti perde, quanti riavrà se qualcuno prende il suo posto e che può ancora ripensarci. Si annulla fino all’inizio della lezione, poi non più.
Approfitta delle offerte
Nel calendario una lezione con il segno «−50%» ha un posto appena liberato: si prenota come le altre e costa metà dei crediti, scalati da quelli che ha già. Chi ha crediti riceve anche un avviso.
Cosa succede quando un allievo disdice
| I crediti | Il posto liberato | |
|---|---|---|
| In tempo (entro la finestra gratuita) | Tornano per intero | Torna libero; se c’è una lista d’attesa, passa al primo |
| In ritardo | Si perdono, se lo studio scala i crediti sulle disdette tardive | Passa al primo in lista d’attesa; se non c’è nessuno va da solo in offerta a metà crediti, e se qualcuno lo prende a chi ha disdetto torna metà |
| A ridosso della lezione | Si perdono, se lo studio scala i crediti sulle disdette tardive | Niente offerta: non c’è più tempo per rivenderlo |
| Lezione non ancora confermata (sotto il minimo) | Tornano per intero, se lo studio lascia la disdetta libera | Torna libero |
Un esempio, passo per passo
Regole dello studio: «Disdetta gratuita fino a (ore prima)» 48, «Scala i crediti su disdetta tardiva» acceso, «Rivendi al 50% i posti liberati da disdette tardive» acceso, «Posto in offerta fino a (ore prima)» 24. La lezione è venerdì alle 18:00 e costa 1 credito.
Sara disdice giovedì a mezzogiorno
Mancano 30 ore: è dopo le 48 ore della disdetta gratuita, quindi Sara perde il suo credito. Prima di confermare, BookFit le dice quanto perde e quanto può riavere.
Se qualcuno è in lista d’attesa, il posto va a lui
Il primo in lista che ha i crediti prende il posto a prezzo pieno, 1 credito. Niente offerta, e a Sara non torna niente: la lezione è comunque piena.
Se no, il posto va in offerta da solo
Nel calendario la lezione compare con il segno «−50%» e costa 0,5 crediti invece di 1. Gli allievi che hanno crediti ricevono un avviso. Lo studio non deve fare niente.
Marco prende il posto
Prenota come sempre e paga 0,5 crediti, scalati dal pacchetto o dall’abbonamento che ha già. A Sara tornano 0,5 crediti, con un avviso, e li usa per qualunque lezione. Lo studio ha incassato 1 credito, come se Sara fosse venuta, e in sala c’è Marco.
Se nessuno lo prende
Alle 18:00 l’offerta finisce e a Sara non torna niente. Finché il posto è libero, però, Sara può ripensarci e riprenotare la stessa lezione con il credito che ha lasciato, senza pagare di nuovo.
Nelle ultime 24 ore niente offerta
Se Sara avesse disdetto venerdì alle 10:00, a 8 ore dalla lezione, avrebbe perso il credito senza nessuna offerta: il posto torna prenotabile a prezzo pieno.
Non serve creare niente
L’offerta last-minute non è un prodotto da vendere: niente pacchetti da mezza lezione, niente «lezioni di recupero». Lo sconto si applica da solo a chi prenota quel posto, con i crediti che ha già. Le lezioni dei corsi a cicli non vanno mai in offerta.
Decidere le regole
Si impostano una volta sola in Impostazioni e si salvano da sole.
Disdette e offerte last-minute
Nel riquadro «Disdette e offerte last-minute» scegli «Disdetta gratuita fino a (ore prima)» e se accendere «Scala i crediti su disdetta tardiva». Per rivendere i posti lasciati da chi disdice tardi accendi «Rivendi al 50% i posti liberati da disdette tardive» e scegli «Posto in offerta fino a (ore prima)»: più vicino alla lezione il posto non va più in offerta. Accanto, BookFit scrive in parole cosa succede con le regole che hai scelto. Per un tipo di lezione diverso dagli altri accendi, nel tipo di attività, «Regole di disdetta personalizzate».
Minimo iscritti
Il minimo si imposta per tipo di lezione («Partecipanti minimi»). Nel riquadro «Minimo iscritti» scegli quante ore prima controllarlo: ricevi un avviso per ogni lezione sotto il minimo e decidi se spostare gli allievi, annullarla o farla comunque, oppure lasci che BookFit la annulli da sola.
Spostare o annullare
Nella pagina della lezione, con le frecce accanto al nome, sposti un allievo su un’altra lezione dello stesso tipo: i crediti restano quelli e l’allievo riceve un avviso col nuovo orario. Con «Annulla sessione» del menu «Azioni» annulli la lezione («Solo questa» o «Tutte le future») e le prenotazioni vengono rimborsate.
Quello che ci chiedono più spesso
Gli allievi ricevono un promemoria prima della lezione?
Sì, se lo tieni acceso: in Impostazioni, riquadro «Promemoria delle lezioni», scegli quante ore prima (di solito 24). Il promemoria arriva via email e nel portale; via SMS solo se accendi anche «Promemoria della lezione» nel riquadro «Messaggi SMS», che si paga a messaggio.
Chi è in lista d’attesa deve confermare?
No. Quando un posto si libera passa il primo in lista che ha i crediti: la prenotazione diventa effettiva, i crediti si scalano e l’allievo riceve un avviso. Se non ha crediti, il posto passa al successivo.
Con l’offerta a metà prezzo lo studio ci perde?
No. Chi disdice tardi ha già pagato la lezione: con l’offerta un altro allievo prende il posto pagando metà dei crediti e a chi ha disdetto torna l’altra metà. Lo studio incassa comunque l’intera lezione, e in sala c’è una persona in più.
Devo creare un pacchetto da mezza lezione per le offerte?
No. L’offerta nasce da sola quando un allievo disdice tardi e il posto resta libero; chi lo prende paga metà con i crediti del pacchetto o dell’abbonamento che ha già. Un pacchetto apposta non serve e confonde gli allievi.
È una lezione di recupero?
No. Chi disdice tardi non ha diritto a recuperare la lezione: perde i crediti e ne riavrà metà solo se un altro allievo prende il suo posto. Quei crediti valgono poi per qualunque lezione.
Posso avere regole diverse per il reformer e per il matwork?
Sì. Le regole dello studio valgono per tutti i tipi di lezione, ma ogni tipo può avere le sue, accendendo «Regole di disdetta personalizzate» nel tipo di attività.
Posso prenotare io per un allievo?
Sì, dalla pagina della lezione: cerchi l’allievo e premi «Aggiungi», che scala i suoi crediti, oppure «Gratis» per una lezione di prova. Se non ha crediti e paga al banco, gli vendi il pacchetto dall’icona accanto al nome.
Meno buchi in calendario
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