Condizioni Generali di Servizio BookFit per studi e palestre

1. Parti e definizioni

1.1. Il servizio BookFit è fornito da Solede SA, Via Giuseppe Motta 18, 6830 Chiasso (Svizzera), IDI CHE-148.775.838 («Solede» o «Fornitore»).

1.2. Nelle presenti Condizioni:

• Cliente o Studio: la persona fisica o giuridica che attiva BookFit per la propria attività professionale (studio, palestra, istruttore, associazione).
• Piattaforma: il software BookFit accessibile da www.bookfit.ch e dalla relativa app web installabile.
• Utenti autorizzati: gestori, collaboratori e istruttori a cui il Cliente dà accesso.
• Allievi: le persone che prenotano, acquistano o frequentano le attività del Cliente tramite la Piattaforma.
• Dati del Cliente: i dati inseriti o generati dal Cliente, dagli Utenti autorizzati e dagli Allievi nell'ambito dello Studio.
• Servizi a consumo: messaggi sul telefono (SMS) e ricariche dell'assistente virtuale.

2. Oggetto e ruolo di Solede

2.1. Solede concede al Cliente l'uso della Piattaforma in modalità SaaS per gestire calendario, prenotazioni, pacchetti, abbonamenti, corsi a cicli, incassi, istruttori, comunicazioni e fatturazione elettronica.

2.2. Solede è esclusivamente un fornitore tecnologico. Non è parte dei contratti tra il Cliente e i suoi Allievi, non eroga lezioni, non fissa prezzi o regole di cancellazione dello Studio e non risponde della qualità, sicurezza o idoneità delle attività offerte dal Cliente.

2.3. Il servizio è riservato a professionisti e imprese. Registrandosi, il Cliente dichiara di agire per scopi legati alla propria attività e non come consumatore.

3. Registrazione e account

3.1. Il Cliente fornisce dati veritieri e completi, inclusi i dati fiscali necessari alla fatturazione, e li mantiene aggiornati.

3.2. Il Cliente è responsabile delle credenziali e dell'operato degli Utenti autorizzati come se fosse proprio, e avvisa subito Solede di accessi non autorizzati.

3.3. Il numero di sedi e istruttori attivi non può superare i limiti del piano sottoscritto.

4. Prova gratuita

4.1. Il primo accesso include 14 giorni di prova gratuita con tutte le funzionalità del piano scelto, una sola volta per Cliente.

4.2. Alla registrazione il Cliente inserisce una carta di pagamento. Nessun addebito avviene durante la prova. Se il Cliente non disdice entro la fine della prova, l'abbonamento si attiva e il primo canone mensile viene addebitato automaticamente sul piano scelto.

4.3. Solede invia al Cliente un promemoria via email almeno 3 giorni prima della fine della prova, con il piano scelto e l'importo che verrà addebitato.

5. Piani, corrispettivi e pagamento

5.1. I piani e i prezzi in vigore sono pubblicati su www.bookfit.ch/prezzi. I prezzi sono in franchi svizzeri per i Clienti con sede in Svizzera e, con lo stesso importo, in euro per i Clienti con sede in Italia; si intendono IVA esclusa, se dovuta. Per i Clienti con sede nell'Unione europea la fattura è emessa senza IVA svizzera, con applicazione dell'inversione contabile da parte del Cliente. Per i Clienti con sede in Svizzera si applica l'IVA svizzera.

5.2. Il canone è mensile, anticipato e addebitato automaticamente sulla carta registrata tramite Stripe. Il Cliente autorizza gli addebiti ricorrenti fino alla disdetta.

5.3. Il Cliente può cambiare piano in qualsiasi momento dall'area riservata. Il canone viene ricalcolato pro rata per i giorni restanti del mese. Per passare a un piano inferiore, sedi e istruttori attivi devono rientrare nei nuovi limiti.

5.4. Solede può modificare i prezzi con preavviso di almeno 30 giorni via email. Se il Cliente non accetta, può disdire prima dell'entrata in vigore; in mancanza, i nuovi prezzi si applicano dal periodo successivo.

5.5. In caso di mancato pagamento Solede avvisa il Cliente e, trascorsi 7 giorni senza regolarizzazione, può sospendere l'accesso fino al saldo. La sospensione non cancella i Dati del Cliente.

5.6. Salvo quanto previsto dall'art. 5.3, i canoni pagati non sono rimborsabili, neppure per i giorni non utilizzati dopo la disdetta.

6. Servizi a consumo e ricariche automatiche

6.1. I messaggi sul telefono (SMS) sono disattivati per impostazione predefinita. Se il Cliente li attiva, acquista pacchetti di messaggi al prezzo indicato su www.bookfit.ch/prezzi (attualmente 500 messaggi a 50.00 franchi, o euro per i Clienti con sede in Italia).

6.2. I messaggi dell'assistente virtuale inclusi nel piano si rinnovano ogni mese e non sono cumulabili. Oltre la quota, il Cliente può attivare le ricariche (attualmente 300 messaggi a 15.00 franchi, o euro per i Clienti con sede in Italia).

6.3. Attivando un Servizio a consumo, il Cliente autorizza espressamente la ricarica automatica quando il saldo scende sotto la soglia indicata al momento dell'attivazione, con addebito sulla stessa carta del canone. Ogni ricarica genera una fattura. Il Cliente può disattivare le ricariche in qualsiasi momento, gratuitamente e con effetto immediato.

6.4. I messaggi acquistati non sono rimborsabili né convertibili in denaro e decadono alla cessazione del contratto.

6.5. Il Cliente usa gli SMS solo per comunicazioni legate al servizio verso Allievi che hanno fornito il numero, e non per invii promozionali privi del consenso richiesto dalla legge.

7. Incassi degli Allievi tramite Stripe

7.1. I pagamenti con carta degli Allievi avvengono tramite Stripe Connect su un account Stripe intestato al Cliente. Attivandoli, il Cliente accetta direttamente con Stripe lo Stripe Connected Account Agreement e i termini di servizio di Stripe.

7.2. Solede non riceve, non detiene e non trasferisce somme destinate al Cliente. Il rapporto di pagamento è tra Allievo, Cliente e Stripe.

7.3. Commissioni Stripe, rimborsi, contestazioni (chargeback), verifiche d'identità e blocchi dell'account Stripe restano a carico e sotto la responsabilità del Cliente.

7.4. Gli incassi in contanti, POS o bonifico sono registrati dal Cliente, che ne risponde.

8. Fatturazione elettronica e conservazione

8.1. Con l'attivazione della fatturazione, il Cliente conferisce a Solede mandato a predisporre, firmare digitalmente ove previsto e trasmettere le fatture in nome e per conto del Cliente, sulla base dei dati e delle impostazioni fiscali inseriti dal Cliente.

8.2. In Italia la trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI), la firma digitale e la conservazione digitale a norma avvengono tramite l'intermediario tecnico OpenAPI S.p.A. (OpenAPI.it), per la durata del contratto. Il Cliente nomina il responsabile della conservazione secondo le regole applicabili.

8.3. In Svizzera le fatture sono emesse in franchi con l'aliquota IVA o l'esenzione scelte dal Cliente.

8.4. Il Cliente resta l'unico responsabile degli obblighi fiscali e contabili della propria attività: correttezza di dati anagrafici, regime IVA, aliquote, esenzioni, natura delle operazioni, imposta di bollo, termini di emissione e registrazioni. Solede non presta consulenza fiscale e il Cliente si avvale del proprio commercialista.

8.5. Solede notifica al Cliente gli scarti dello SdI ricevuti. Il Cliente corregge e riemette le fatture scartate nei termini di legge.

8.6. Solede risponde solo dei malfunzionamenti tecnici della Piattaforma nella trasmissione, nei limiti dell'art. 15, e non di sanzioni derivanti da dati o impostazioni del Cliente.

9. Assistente virtuale

9.1. L'assistente virtuale è un sistema di intelligenza artificiale basato su modelli di Anthropic (Claude). Risponde a domande del gestore sui Dati dello Studio e propone operazioni.

9.2. Le risposte possono contenere errori. Ogni modifica proposta dall'assistente deve essere confermata dal gestore, che resta responsabile delle operazioni eseguite.

9.3. Il Cliente non inserisce nell'assistente dati sanitari o altre categorie particolari di dati se non strettamente necessario.

9.4. I dati trasmessi ad Anthropic sono trattati come indicato nell'Accordo sul trattamento dei dati (Parte C) e, secondo i termini commerciali di Anthropic, non sono usati per addestrare i modelli.

10. Lezioni online e materiali

10.1. Solede non fornisce servizi di videochiamata. Per le lezioni online il Cliente usa strumenti di terzi di propria scelta. La Piattaforma mostra il collegamento solo agli Allievi prenotati.

10.2. Il Cliente garantisce di avere i diritti su materiali, immagini e testi caricati, e tiene indenne Solede da pretese di terzi.

11. Obblighi del Cliente e uso consentito

11.1. Il Cliente si impegna a:

• pubblicare e far accettare agli Allievi le proprie condizioni su prezzi, cancellazioni, rimborsi, scadenza dei crediti e regole di frequenza;
• fornire agli Allievi la propria informativa privacy come titolare del trattamento;
• verificare l'idoneità fisica degli Allievi e le coperture assicurative secondo la normativa applicabile;
• raccogliere il consenso dei genitori per gli Allievi minorenni;
• rispettare le leggi fiscali, sui consumatori e sulla protezione dei dati.

11.2. È vietato usare la Piattaforma per contenuti illeciti, invio di spam, tentativi di accesso non autorizzato, carichi anomali, reverse engineering o rivendita del servizio senza accordo scritto.

11.3. In caso di violazione grave Solede può sospendere l'account, informando il Cliente appena possibile.

12. Dati personali

12.1. Per i Dati del Cliente relativi agli Allievi e agli Utenti autorizzati, il Cliente è titolare e Solede è responsabile del trattamento secondo l'Accordo sul trattamento dei dati (Parte C), che forma parte integrante delle presenti Condizioni.

12.2. Per i dati dei referenti del Cliente, dei visitatori del sito e dell'account personale degli Allievi usato presso più Studi, Solede agisce come titolare autonomo, come descritto nella Privacy Policy.

13. Disponibilità, manutenzione e supporto

13.1. Solede si impegna con la massima diligenza professionale a mantenere la Piattaforma disponibile, salvo manutenzioni programmate ed eventi fuori dal suo controllo, senza garantire un livello minimo di disponibilità.

13.2. Le manutenzioni programmate sono comunicate con ragionevole anticipo e svolte preferibilmente in orari di basso utilizzo.

13.3. Solede esegue backup giornalieri dei dati tramite il proprio fornitore di hosting, come descritto al punto 5 dell'Accordo sul trattamento dei dati.

13.4. Il supporto è fornito via email a info@solede.com nei giorni lavorativi svizzeri, di norma entro 2 giorni lavorativi.

13.5. Solede può aggiornare e modificare le funzionalità. Se una modifica elimina una funzionalità essenziale del piano, il Cliente può disdire con effetto immediato.

14. Proprietà intellettuale

14.1. La Piattaforma, il marchio BookFit, il software e la documentazione sono di Solede o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, per la durata del contratto.

14.2. I Dati del Cliente restano del Cliente. Solede li usa solo per erogare il servizio, per obblighi di legge e, in forma aggregata e anonima, per statistiche e miglioramento del servizio.

14.3. Suggerimenti e feedback del Cliente possono essere usati liberamente da Solede.

15. Garanzie e limitazione di responsabilità

15.1. La Piattaforma è fornita nello stato in cui si trova. Solede non garantisce che sia priva di errori o adatta a esigenze specifiche non indicate nella documentazione.

15.2. Nei limiti consentiti dalla legge, Solede non risponde di danni indiretti o consequenziali, lucro cessante, perdita di clienti, di prenotazioni o di reputazione.

15.3. La responsabilità complessiva di Solede per qualsiasi causa è limitata all'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento.

15.4. Le limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave di Solede e negli altri casi in cui la legge non le ammette (art. 100 CO).

15.5. Il Cliente tiene indenne Solede da pretese di Allievi o terzi legate alle attività del Cliente, ai suoi contenuti o alla violazione delle presenti Condizioni.

16. Durata, disdetta e risoluzione

16.1. Il contratto è a tempo indeterminato con periodi mensili, senza vincolo di durata minima.

16.2. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento dalla pagina Abbonamento. La disdetta ha effetto alla fine del periodo mensile in corso.

16.3. Solede può disdire con preavviso di 30 giorni, oppure con effetto immediato in caso di violazione grave, mancato pagamento protratto oltre 30 giorni o uso illecito.

17. Effetti della cessazione e restituzione dei dati

17.1. Alla cessazione Solede consegna gratuitamente al Cliente che ne fa richiesta a info@solede.com l'esportazione completa dei Dati del Cliente: anagrafiche, prenotazioni, pacchetti, incassi e documenti in formati aperti (CSV o JSON), le fatture in XML e PDF e i pacchetti di distribuzione della conservazione, ove presenti.

17.2. La richiesta si presenta entro 30 giorni dalla cessazione. Solede consegna l'esportazione entro 30 giorni dalla richiesta. Dalla cessazione l'accesso alla Piattaforma è disattivato.

17.3. Trascorso il periodo di richiesta, o dopo la consegna dell'esportazione, Solede cancella i Dati del Cliente entro i successivi 60 giorni, salvo i dati che deve conservare per obblighi di legge propri. Le copie contenute nei backup vengono cancellate secondo il ciclo di conservazione indicato al punto 5 dell'Accordo sul trattamento dei dati.

17.4. Dopo la cessazione la conservazione a norma delle fatture per il periodo di legge (in Italia 10 anni) è a cura del Cliente, che deve affidarla a un conservatore di sua scelta prima della scadenza del periodo di richiesta. Solede non risponde della conservazione successiva alla cessazione.

17.5. L'account Stripe del Cliente resta del Cliente e non è influenzato dalla cessazione.

18. Modifiche delle Condizioni

18.1. Solede può modificare le presenti Condizioni con preavviso di almeno 30 giorni via email e nell'area riservata. Il Cliente che non accetta le modifiche può disdire prima della loro entrata in vigore senza costi.

18.2. Modifiche imposte dalla legge o a favore del Cliente possono avere effetto immediato.

19. Comunicazioni

Le comunicazioni a Solede si inviano a info@solede.com; quelle al Cliente all'indirizzo email dell'account. Il Cliente mantiene aggiornato il proprio indirizzo.

20. Legge applicabile e foro

20.1. Le presenti Condizioni sono regolate dal diritto svizzero, esclusa la Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di merci.

20.2. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro di Lugano. Solede può comunque agire presso il foro della sede del Cliente.

21. Disposizioni finali

21.1. Se una clausola risulta invalida, le altre restano efficaci e la clausola invalida è sostituita da quella valida più vicina allo scopo originario.

21.2. Il Cliente non può cedere il contratto senza consenso scritto di Solede. Solede può cederlo a società del proprio gruppo o in caso di cessione dell'attività, informando il Cliente.

21.3. Le presenti Condizioni, il listino prezzi e l'Accordo sul trattamento dei dati costituiscono l'intero accordo tra le parti.

Parte C — Accordo sul trattamento dei dati

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell'art. 9 della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (nLPD). Allegato alle Condizioni Generali di Servizio e accettato con esse.

1. Ruoli

1.1. Il Cliente è titolare del trattamento dei dati personali di Allievi, loro familiari e Utenti autorizzati trattati nella Piattaforma.

1.2. Solede SA è responsabile del trattamento e tratta tali dati solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni documentate del Cliente. Le Condizioni Generali, le impostazioni configurate dal Cliente e le operazioni eseguite nella Piattaforma costituiscono tali istruzioni.

1.3. Se ritiene che un'istruzione violi la normativa, Solede ne informa il Cliente.

2. Oggetto del trattamento

Elemento	Descrizione
Interessati	Allievi, familiari e minori gestiti con l'account famiglia, istruttori e collaboratori del Cliente
Dati	Anagrafica, contatti (email, cellulare), dati fiscali per la fatturazione, prenotazioni e presenze, acquisti, crediti e pagamenti (senza numero completo della carta), comunicazioni, note inserite dal Cliente
Finalità	Gestione di calendario e prenotazioni, vendita di pacchetti e abbonamenti, fatturazione elettronica, notifiche e SMS, assistente virtuale, supporto tecnico
Durata	Per la durata del contratto e il periodo di restituzione e cancellazione previsto dall'art. 17 delle Condizioni Generali

Categorie particolari di dati: la Piattaforma non richiede dati sanitari. Se il Cliente li inserisce (ad esempio infortuni o gravidanza nelle note), ne garantisce la base giuridica e la necessità, e limita l'accesso ai soli Utenti autorizzati che ne hanno bisogno.

3. Obblighi di Solede

• trattare i dati solo per le finalità indicate e non per scopi propri, salvo statistiche aggregate e anonime;
• vincolare alla riservatezza le persone autorizzate al trattamento;
• adottare le misure di sicurezza dell'art. 32 GDPR descritte al punto 5;
• assistere il Cliente, per quanto ragionevolmente possibile, nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione);
• assistere il Cliente negli obblighi di sicurezza, notifica delle violazioni e valutazione d'impatto;
• mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente Accordo e consentire verifiche, con preavviso di almeno 30 giorni, al massimo una volta l'anno e a spese del Cliente, salvo violazioni accertate.

4. Violazioni dei dati

Solede notifica al Cliente una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili sulla natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e le misure adottate.

5. Misure di sicurezza

• cifratura del traffico (HTTPS/TLS) e delle password;
• separazione logica dei dati di ciascun Cliente;
• accesso ai dati per ruoli, con permessi configurabili dal Cliente;
• backup giornalieri sul server e copie esterne presso Amazon Web Services nella regione di Mumbai (India), conservate secondo il ciclo del fornitore di hosting: 7 giornaliere, 4 settimanali, 12 mensili e fino a 10 annuali, con procedure di ripristino;
• accesso del personale di Solede ai dati del Cliente solo per supporto o manutenzione;
• registrazione degli accessi e delle modifiche principali;
• aggiornamenti di sicurezza regolari della Piattaforma.

6. Sub-responsabili

6.1. Il Cliente autorizza in via generale Solede a ricorrere ai sub-responsabili elencati. Solede impone loro obblighi di protezione dei dati equivalenti al presente Accordo.

6.2. Solede informa il Cliente con almeno 30 giorni di preavviso dell'aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile. Il Cliente può opporsi per motivi fondati; se non si trova una soluzione, può disdire senza penali.

Sub-responsabile	Servizio	Sede / luogo del trattamento	Garanzia per il trasferimento
Frappe Technologies Pvt. Ltd. (Frappe Cloud)	Hosting della Piattaforma e dei database, backup, invio delle email di sistema	Server in Svizzera (Zurigo, Amazon Web Services); backup esterni in India (Mumbai); assistenza tecnica dall'India	Clausole contrattuali tipo UE per i backup e l'accesso dall'India
OpenAPI S.p.A. (OpenAPI.it)	Trasmissione fatture allo SdI, firma, conservazione, invio SMS	Italia	UE
Anthropic PBC	Modello di intelligenza artificiale dell'assistente virtuale	Stati Uniti	Clausole contrattuali tipo UE incluse nell'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic; Data Privacy Framework UE-USA

6.3. Stripe non è sub-responsabile di Solede per i pagamenti degli Allievi: tratta i dati come titolare autonomo o come responsabile del Cliente, in base al contratto che il Cliente stipula direttamente con Stripe.

7. Trasferimenti internazionali

7.1. Solede ha sede in Svizzera, Paese riconosciuto dalla Commissione europea come adeguato. Il trasferimento dei dati dal Cliente con sede nell'UE a Solede non richiede quindi garanzie aggiuntive.

7.2. I trasferimenti verso Paesi non adeguati avvengono solo con le garanzie indicate al punto 6.

8. Assistente virtuale

I dati inviati al modello di Anthropic sono limitati a quelli necessari a rispondere alla richiesta del gestore. Non sono usati per addestrare i modelli e sono conservati dal fornitore per un periodo limitato, attualmente non oltre 30 giorni, come previsto dai suoi termini commerciali.

9. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione del contratto Solede restituisce e poi cancella i dati secondo l'art. 17 delle Condizioni Generali, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

10. Rappresentante nell'Unione europea

Solede SRL, Via Thomas Alva Edison 21, 20047 Cusago (MI), Italia, è il rappresentante di Solede SA nell'Unione europea ai sensi dell'art. 27 del GDPR.